12 kroków do utworzenia idealnego Zjazdu Rodzinnego

Ten post został napisany przez Schelly Talalay Dardashti, doradcę genealogicznego MyHeritage z USA.

Czy nie byłoby wspaniałym zebrać całą rodzinę, również tych członków, którzy mieszkają dalej i spotkać się z nimi osobiście, w tym samym czasie?

Niektóre rodziny planują spotkania co rok, czy co dwa lata, podczas gdy inne spotykają się rok w rok od wielu wielu dekad. Niektóre, nigdy nie zorganizowały formalnego rodzinnego „zbiorowiska”.

Rozmawiałam o tym z moją rodziną – z Dardashti’nami – mamy tylu krewnych, że potrzebowalibyśmy chyba całego stadionu, żeby się zebrać i spotkać. Kilka lat temu, zorganizowaliśmy mini spotkanie rodzinne, na którym byli członkowie do sześciu gałęzi wstecz ze strony Talalay. Prawdopodobnie to był pierwszy raz od około 100 lat, kiedy te gałęzie spotkały się; kiedy to po 1890 roku wielu moich kuzynów wyjechało z Białorusi i Rosji i osiedliło się w Stanach Zjednoczonych.  Wszyscy byliśmy oszołomieni naszymi osobowościami, i ich podobieństwem.

Nie zapominaj, że witryna MyHeritage jest doskonałym sposobem na komunikowanie się z członkami rodziny. Wymieniajcie się pomysłami na Zjazdy Rodzinne. Po spotkaniu, udostępniajcie zdjęcia, tak aby inni członkowie rodziny mogli je zobaczyć. Zachęci ich to do tego, aby pojawili się na kolejnym, zorganizowanym spotkaniu.

Jak zaplanować zjazd rodzinny? Oto 12 kroków:

1. Zorganizuj się.

Dzielenie się obowiązkami w grupie jest dobrym pomysłem, jednak potrzeba przywódcy –  być może Ty nim zostaniesz? Być może Ty zaaranżujesz spotkanie. Niektóre zadania – w zależności od tego, jak duże ma być spotkanie – wymagają różnych grup, zrobienia listy wolontariuszy i ich zadań, trzymanie się kalendarza, sprawienie, by ludzie potrafili się dopasować. Pomyśl o grupie, która zorganizuje żywność, atrakcje i rozgłos.

2. Jaki rodzaj wydarzenia?

Spotkanie rodzinne mogą być formalne lub nieformalne, zaplanowane ze świadomym budżetem lub „cokolwiek wpadnie”. Piknik może okazać się najłatwiejszym w organizacji, jak również nie drogi. Co sądzisz o kolacji w restauracji? O wycieczce? Rodzinnym rejsie? O spotkaniu w jakiejś hali? Istnieje wiele możliwości. Miejsce (odległość) i koszt są bardzo istotne.

3. Wybierz datę.

Pomyśl o sezonie, o wakacjach. Ile będzie trwało to wydarzenie – dzień, jeden wieczór, cały weekend czy dłużej? Zaplanowanie spotkania rodzinnego na czerwiec, czy wakacje może pokryć się z innymi wydarzeniami rodzinnymi, jak weselami czy graduacją.

4. Wyśledź krewnych.

Czy będzie to spotkanie dla wszystkich potomków przodka-emigranta, czy też spotkanie dla jednej gałęzi z linii Twojej babci? Im większa grupa, tym bardziej potrzebna jest dokładniejsza organizacja. Im więcej ludzi ma być na spotkaniu, tym będzie ono droższe (np. będzie potrzebna większa sala). Jak znaleźć utraconych krewnych? Jeśli jesteś dobrym badaczem historii rodziny, zapewne masz już sporą listę imion i adresów. W celu znalezenia dawno utraconych krewanych, skorzystaj z mediów społecznościowych-z Facebooka, Twittera, czy też z MyHeritage. Lepiej późno niż wcale – to motto wydaje się być tu odpowiednie. Tak więc, jeśli jeszcze nie posiadasz takiej listę, zacznij jej tworzenie już teraz.

5. Miejsce spotkania.

Małe grupy mogą spotkać się na przykład w ogrodzie, czy w parku. Spotkanie może odbyć się również w hotelu, w pensjonacie, w domu rodzinnym itp. Pamiętaj, im droższe będzie spotkanie, tym zapewne mniej osób pojawi się na nim.

6. Jak za to zapłacić?

Podejdź do tego realistycznie i wybierz najlepszą opcję, aby utrzymać koszty na niskim poziomie. Utwórz budżet, znajdź sposób, aby uzbierać pieniądze od uczestników, pomyśl o sponsorach. Zapisuj wszelkie wydatki.

7. Baw się!

Pomyśl o nagrodach i certyfikatach dla najstarszych uczestników, lub dla najmłodszych, którzy powiedzmy, przebyli najdłuższy dystans, aby dotrzeć na spotkanie. Możesz udekorować miejsce zdjęciami, wykresami, tak by uczestnicy widzieli, jak są spokrewnieni. Możesz pomyśleć o jednakowych koszulkach dla wszystkich – to sprawi, że poczujecie przynależność do grupy. Możesz utworzyć stronę internetową waszego spotkania, załączyć tam zdjęcia, filmy i informacje o wydarzeniu. Twoja witryna MyHeritage również może zostać wykorzystana w tym celu.

8. Zaplanuj zajęcie dla młodszych i starszych.

Pomyśl o takich zajęciach, jak gry, opowiadanie historii, zabawy dla dzieci, zdjęcia grupowe, historyczne zdjęcie rodzinne, film ze spotkania rodzinnego, mapę rodzinną, występy, kapsułę czasu, konkursy.

9.  Wybierz temat przewodni.

Temat przewodni sprawi, że organizacja różnych zajęć i aktywności będzie łatwiejsza, jak również przygotowanie jedzenia i innych rzeczy. Przykładami mogą być: imigracja, historia rodzinna, rocznica, urodziny, zabawa, wakacje, safari, szalone lata 60-te i wiele innych.

10. Daj znać wszystkim.

Poinformuj  wszystkich o szczegółach: data, czas, miejsce; z kim mogą się kontaktować w razie pytań; zaplanowane zajęcia; koszt na osobę czy rodzinę. Poinfirmuj, co zawiera cena. Publikuj przypomnienia. Poinfomuj o planie podróży. Skorzystaj z witryny MyHeritage, aby dać znać o planach spotkania rodzinnego.

11. Jedzenie i rodzina.

Piknik to raczej prosta sprawa; wówczas członkowie spotkania mogą przynieść ze sobą przekąski i napoje. Restauracja, czy pensjonat jest również miłą opcją, jednak jeśli nie jest za droga. Pamiętaj, że niektóre osoby mają ograniczenia w diecie, osobiste upodobania czy powody religijnie.

12. Nie rób wszystkiego sam.

Zorganizuj grupy (Zobacz Krok 1. ). Poproś uczestników, aby niektórzy uczestniczyli w przygotowaniach, a niektórzy „sprzątaniu po”. Upewnij się, że jedna z grup, lub kilka osób robią zdjęcia przez całe wydarzenie.

Jeśli udało Ci się tym razem, zapewne pomyślisz o kolejnym spotkaniu. Poproś uczestników o opinie. Wyślij podziękowania wszystkim uczestnikom, i osobom, które pomogły w organizacji. Możesz wysłać e-mail do wszystkich uczestników z podsumowaniem, kilkoma zdjęciami.

Czy kiedykolwiek zaplanowałeś, lub uczestniczyłeś w spotkaniu rodzinnym? Jak je wspominasz? Co było najtrudniejsze w zaplanowaniu? Proszę podziel się z nami swoimi przemyśleniami. Z niecierpliwością czekamy na Twoje komentarze.