Ochrona Twoich badań: Jak sprawić, by Twoje badania genealogiczne przetrwały próbę czasu

Jako genealog, inwestujesz niezliczone godziny i niezmierzony wysiłek w dokumentowanie i zachowanie historii swojej rodziny, tak aby zapewnić, by historie Twoich przodków zostały zachowane dla przyszłych pokoleń. Jednak co będzie jeśli Ty nie będziesz mógł kontynuować pracy? Czy jesteś przekonany, że wszystkie informacje, nad którymi tak ciężko pracowałeś, zostaną przekazane w nienaruszonym stanie następnemu pokoleniu po Twoim odejściu?

To ważne pytanie, o którym nie rozmawiamy zbyt często. Nikt nie lubi myśleć o własnym odejściu. Ale tak jak w innych dziedzinach życia, w których zastanawiamy się nad organizacją kwestii po odejściu z tego świata – sporządzając testament, wykupując ubezpieczenie na życie, wyznaczając rodzica chrzestnego dla dziecka – musimy o tym pomyśleć, jeśli chcemy, aby nasze badania historii rodziny służyły ostatecznemu celowi. 

Niedawno gościliśmy na Facebooku sesję na żywo z Thomasem Macentee na ten właśnie temat. Thomas jest ekspertem w dziedzinie technologii genealogicznych i jednym z naszych regularnych wykładowców gościnnych. Możesz obejrzeć pełne nagranie tutaj (w języku angielskim), ale w tym poście chcemy przedstawić podsumowanie ważnych punktów, które Thomas poruszył oraz doskonałe wskazówki i porady, których udzielił podczas tej sesji. 

Potrzebujesz planu

Thomas rozpoczął swoją sesję od zwrócenia uwagi na to, że mamy niewielką kontrolę nad tym, co dzieje się z naszym majątkiem, zarówno fizycznym jak i cyfrowym, po naszym odejściu. Najlepsze, co możemy zrobić, to jasno przedstawić nasze życzenia osobom, które najprawdopodobniej będą zajmować się naszymi sprawami, i ułatwić im ich realizację.

Musimy być również pewni, że jakakolwiek technologia, której używamy do zachowania informacji, wytrzyma próbę czasu. Każda forma technologii ma swoje mocne i słabe strony. Fotografie i dokumenty papierowe mogą ulec zniszczeniu lub wyblaknąć; pamięci, których używamy do zapisywania plików cyfrowych mogą stać się przestarzałe i nieaktualne; a pliki mogą zostać łatwo usunięte przez przypadek. Poniżej omówimy szczegółowo, jak zapewnić swoim dokumentom i plikom najlepszą szansę na zachowanie.

Tworzenie inwentarza

Jeśli chcesz zachować swoje badania genealogiczne, musisz najpierw dokładnie wiedzieć, czego udało Ci się dokonać. Twoi następcy nie będą mogli zachować przedmiotów, o których nie wiedzą lub nie wiedzą jak je znaleźć!

Zrób bilans wszystkich materiałów, które zebrałeś, zarówno fizycznych jak i cyfrowych, i trzymaj tę listę w łatwo dostępnym miejscu. Upewnij się, że osoba, która ma zajmować się tymi przedmiotami, wie o liście i o tym, jak uzyskać do niej dostęp. Dodatkowo, pamiętaj, aby od czasu do czasu aktualizować listę o nowo dodane materiały.

Zachowanie fizycznych przedmiotów

Fizyczne przedmioty związane z genealogią mogą zawierać:

• Zdjęcia, albumy, listy
• Segregatory i teczki z informacjami drukowanymi lub pisanymi ręcznie
• Slajdy, negatywy, taśmy, płyty CD, dyskietki
• Urządzenia do przechowywania plików cyfrowych, takie jak pendrive’y lub zewnętrzne dyski twarde

Zawsze dobrze jest utrzymywać te przedmioty dobrze oznaczone i zorganizowane, ale jest to szczególnie ważne w kontekście zabezpieczenia na przyszłość, ponieważ ktokolwiek będzie przeglądał te przedmioty po Twoim odejściu może nie być genealogiem i może nie rozumieć ich znaczenia.

Oddawanie przedmiotów do stowarzyszeń, bibliotek i archiwów

Jeśli posiadasz jakiekolwiek przedmioty o wartości historycznej, możesz zdecydować się na przekazanie ich do towarzystwa historycznego, lokalnej biblioteki, archiwum lub muzeum, kiedy zdecydujesz, że Twoje badania dobiegły końca. Może się to wydawać proste – wystarczy przekazać te przedmioty organizacji w testamencie, ale Thomas zwraca uwagę, że przyjmowanie darowizn przez takie instytucje może być nieco skomplikowane. Jeśli chcesz mieć pewność, że Twoje przedmioty zostaną otrzymane, zaakceptowane i odpowiednio złożone i przechowywane, Thomas zaleca podjęcie następujących kroków:

• Skontaktować się z organizacją, najlepiej telefonicznie, i zapytać o jej zasady dotyczące darowizn.
• Poinformuj członków swojej rodziny o planach związanych z darowizną.
• Dołącz darowiznę pieniężną na pokrycie wszelkich kosztów przetwarzania. Przyjęcie darowizny to nie tylko kwestia wrzucenia pudełka na półkę – przedmioty będą musiały zostać skatalogowane, zdigitalizowane, złożone i przechowywane zgodnie z zasadami organizacji, a to kosztuje. Inną opcją jest sprzedaż niektórych przedmiotów, aby zebrać pieniądze na konserwację reszty kolekcji.

Przede wszystkim Thomas namawia, aby rozważyć oddanie swoich przedmiotów już teraz, a nie czekać aż do swojego odejścia. Podkreśla, że jest to najlepszy sposób na zapewnienie, że przedmioty zostaną wykorzystane dokładnie tak, jak sobie tego życzysz i otrzymają najbardziej profesjonalny poziom opieki i ochrony. Biblioteki, archiwa i muzea mają zazwyczaj optymalne zasoby, obiekty, narzędzia i warunki do przechowywania historycznych artefaktów i dokumentów.

Tak, możesz mieć kilka historycznych zdjęć i dokumentów, które są dla Ciebie bezcenne, ale czy naprawdę musisz zachować oryginały? Jeśli wykonasz skan o wysokiej rozdzielczości i zlecisz jego profesjonalny wydruk, możesz nadal cieszyć się tym samym obrazem – nie wspominając o wszystkich korzyściach płynących z digitalizacji, które omówimy poniżej – mając pewność, że oryginał jest bezpiecznie zachowany.

Konserwacja materiałów cyfrowych

• Materiały cyfrowe mogą obejmować:
• Drzewa genealogiczne i profile online
• GEDCOM-y lub pliki genealogicznych baz danych
• Zeskanowane zdjęcia i dokumenty
• Cyfrowe książki, czasopisma i przewodniki
• Pisma cyfrowe, w tym artykuły, pliki lub wpisy na blogach, które napisałeś
• E-maile do i od innych badaczy
• Posty z mediów społecznościowych

Thomas zaleca tworzenie kopii zapasowych wszystkich materiałów cyfrowych w dwóch miejscach: w chmurze (czyli w Internecie) i na zewnętrznym dysku twardym. W przypadku przechowywania w chmurze Thomas zaleca korzystanie z bezpiecznej, renomowanej usługi przechowywania danych, takiej jak Dropbox. Jeśli chodzi o zewnętrzny dysk twardy, zaleca on raczej dysk półprzewodnikowy niż dysk twardy, ponieważ nie mają one ruchomych części i dlatego są bardziej trwałe.

W przypadku materiałów cyfrowych, które są już dostępne w Internecie, takich jak Twoje internetowe drzewo genealogiczne lub wpisy w mediach społecznościowych, warto na wszelki wypadek utworzyć ich kopię zapasową w osobnej lokalizacji.

Stwórz listę wszystkich stron internetowych, na których znajdują się Twoje materiały, wraz z danymi do logowania, i przechowuj je w bezpiecznym miejscu. Można je wydrukować i przechowywać razem z dokumentami planowania nieruchomości, lub przechowywać online chronione hasłem. Jeśli włączyłeś uwierzytelnianie dwuetapowe dla któregokolwiek ze swoich kont, sprawdź, w jaki sposób wykonawca może mieć dostęp do Twojego konta, jeśli nie jest w stanie uzyskać dostępu do Twojego telefonu komórkowego. Niektóre usługi oferują jednorazowe kody, które możesz zapisać i przechowywać w swoim głównym pliku wraz z danymi do logowania.

Dziedziczenie cyfrowe

Niektóre strony internetowe posiadają funkcję, która pozwala członkom rodziny na przejęcie własności konta, gdy jego właściciel zmarł. Sprawdź politykę stron internetowych, które przechowują Twoje cyfrowe materiały genealogiczne, włączając w to platformy mediów społecznościowych, aby dowiedzieć się, jak można to zorganizować. Nawet jeśli nie masz zbyt wiele cennych materiałów na tych stronach, Twój następca będzie mógł przynajmniej wyłączyć lub usunąć Twoje konto, jeśli zajdzie taka potrzeba.

MyHeritage pozwala członkom rodziny pierwszego stopnia pokrewieństwa na przejęcie własności konta zmarłej osoby. 

Utrzymywanie cyfrowych kopii zapasowych na bieżąco

Istnieje wiele korzyści z digitalizacji historycznych dokumentów i zdjęć. Digitalizacja sprawia, że te przedmioty są znacznie łatwiejsze do zachowania i udostępniania, a nawet możesz użyć technologii cyfrowej do poprawy i ulepszenia swoich zdjęć i dokumentów – na przykład MyHeritage Ulepszanie zdjęć.

Głównymi wadami digitalizacji jest łatwość utraty i zniszczenia plików oraz to, w jak szybki sposób technologia zmienia się, i zostaje wymieniana. Jeśli nadal przechowujesz zdjęcia i pliki na dyskietkach lub nawet płytach CD, teraz jest czas, aby przenieść je do bardziej aktualnych technologii, takich jak chmura i zewnętrzne dyski twarde, zgodnie z powyższymi zaleceniami. W tym momencie można kupić czytnik dyskietek, który można podłączyć do komputera i używać do przenoszenia plików, ale takie urządzenia mogą nie być już dostępne za kilka lat. Thomas uważa, że przechowywanie danych w chmurze będzie miało największą trwałość spośród istniejących obecnie technologii przechowywania danych – ale nigdy nic nie wiadomo. Zwracaj uwagę na aktualne technologie i trendy w przechowywaniu danych i upewnij się, że Twoje pliki będą dostępne tak długo, jak to możliwe.

Korzystanie z MyHeritage w celu zabezpieczenia przyszłości Twoich badań

Istnieje wiele sposobów, w jaki sposób korzystanie z MyHeritage może pomóc w przyszłości zabezpieczyć Twoje badania historii rodziny.

Twoja witryna rodzinna na MyHeritage pozwala na przechowywanie i organizowanie informacji i materiałów cyfrowych, takich jak dokumenty i zdjęcia online. Możesz również zaprosić członków rodziny do przeglądania i edytowania Twojej witryny. Możesz nawet wybrać poszczególnych członków rodziny, aby stali się menedżerami witryny, co pozwoli im na zmianę ustawień witryny, akceptowanie lub odrzucanie odkryć i dopasowań, pobieranie GEDCOM Twojego drzewa i usuwanie Twojego drzewa, wśród innych przywilejów. Dając członkom rodziny dostęp do Twojego drzewa już teraz, zapewnisz, że będą mogli korzystać z informacji w nim zawartych nawet wtedy, gdy Ciebie zabraknie. 

Jak wspomniano powyżej, MyHeritage może również przenieść własność konta na członka rodziny pierwszego stopnia zmarłego właściciela witryny.

Porusz ten temat już teraz 

To wcale nie takie łatwe myśleć o tym, co się stanie po Twojej śmierci, a jeszcze mniej zabawne jest dyskutować o tej ewentualności z Twoimi bliskimi… ale wszystkie te przygotowania będą na nic, jeśli członkowie rodziny, na których polegasz w kwestii zachowania Twojej pracy nie wiedzą, co robić! Porozmawiaj z nimi o swoich planach i życzeniach.

Rozmowy i przygotowania mogą nie być łatwe, ale to najlepszy sposób, aby upewnić się, że cała praca, którą włożyłeś w zachowanie historii swojej rodziny nie zostanie zaprzepaszczona. Jeśli wszystko pójdzie dobrze, Twoi potomkowie będą mogli cieszyć się owocami Twojej pracy i będą głęboko wdzięczni za wszystko czego dokonałeś.