Luźne zapisy: Skarbnica dla genealogów

Jeżeli kiedykolwiek miałeś do czynienia z badaniami genealogicznymi, z pewnością słyszałeś o standardowych typach zapisów, w których możesz znaleźć informacje o historii swojej rodziny: aktach stanu cywilnego, zapisach kościelnych itp.

W tym artykule zajmiemy się rodzajem zapisu, o którym być może nigdy nie słyszałeś – rodzajem zapisu, który często znajduje się na zapleczu bibliotek i archiwów, a który może pomóc w uzupełnieniu brakujących informacji, których nie udało Ci się znaleźć nigdzie indziej. Ten rodzaj dokumentów jest znany jako „luźne zapisy”.

Dokumentacja luźna a dokumentacja oprawiona

Większość znanych nam dokumentów to dokumenty oprawione, czyli takie, które zostały oprawione w duże tomy w celu zachowania porządku. Natomiast akta luźne to oddzielne, indywidualne dokumenty, które nie zostały oprawione w tom. Mogą to być np. wycinki z gazet, listy, rachunki i faktury, fotografie, arkusze historii rodziny i wiele, wiele innych.

Przykłady luźnych zapisów z Archiwum i Muzeum Hrabstwa Houston w Tennessee. Dzięki uprzejmości Melissy Barker

Na przykład, jeśli znalazłeś księgę protokołów sądowych dotyczącą sprawy sądowej z udziałem Twojego przodka, może to nie być cała dostępna informacja. W luźnych aktach sprawy mogą znajdować się fascynujące szczegóły i cenne informacje.

Dlaczego niektóre zapiski są przechowywane luzem? Czasami mogą to być dodatkowe dokumenty, które nie pasują do oprawionego tomu pod względem treści lub formatu. Czasami mogą się one pojawić w nieoczekiwanym miejscu. Na przykład ludzie lubią wklejać luźne kartki do książek jako zakładki lub po prostu jako miejsce, w którym można je odłożyć. Kiedyś znalazłam list włożony do oprawionego tomu, który okazał się być odręcznym pismem do sądu od Johna „Jacka” Hinsona, niesławnego snajpera z czasów wojny secesyjnej!

Przykład luźnych zapisów w oprawionej książce, z archiwum Houston County, Tennessee. Dzięki uprzejmości Melissy Barker

Wiele oprawionych dokumentów zostało zmikrofilmowanych lub zdigitalizowanych, natomiast większość dokumentów luźnych nie. Oznacza to, że aby je obejrzeć, często trzeba udać się do archiwum i poprosić o ich udostępnienie – ale warto podjąć ten wysiłek. Pracując jako archiwista, mam codziennie do czynienia z tego typu dokumentacją i natrafiam na najwspanialsze dokumenty. W luźnych dokumentach znalazłam ogromną ilość informacji o mojej rodzinie.

Różne rodzaje luźnej dokumentacji

Akta pionowe

Akta pionowe to zlepek luźnych dokumentów uporządkowanych według nazwisk lub tematów, które zazwyczaj znajdują się w szafach w części badawczej archiwum lub na zapleczu magazynu akt. Często są one przechowywane za zamkniętymi drzwiami i trzeba o nie zapytać archiwistę.

Akta pionowe mogą zawierać niemal wszystko! Oto kilka przykładów rodzajów dokumentów, które można znaleźć w teczkach pionowych:

• Wycinki z gazet: Są one szczególnie cenne, ponieważ mogą zawierać elementy, które zostały wycięte z mikrofilmowanych gazet. Gazety mogą zawierać wiele wspaniałych informacji genealogicznych: ogłoszenia ślubne, ogłoszenia o usługach lub firmach, nekrologi itp.
• Karty grup rodzinnych/skrócone historie rodzinne: Często zachęcam genealogów do napisania krótkiej historii rodziny lub arkusza grupowego i przekazania go do lokalnego archiwum, ponieważ osoby poszukujące członków Twojej rodziny mogą się na niego natknąć i skontaktować się z Tobą. Jest to nisko-techniczny odpowiednik funkcji Smart Matching™ w MyHeritage!
• Dokumenty biznesowe: Mogą to być papiery firmowe, faktury, rachunki lub inne rodzaje dokumentów używanych do prowadzenia działalności gospodarczej. Możesz tu znaleźć cenne informacje o firmach rodzinnych.
• Fotografie: Czasami archiwa tworzą kolekcje fotografii, ale jeśli jest ich zbyt mało lub są zbyt różnorodne, by stworzyć spójną kolekcję, mogą zostać umieszczone w segregatorach pionowych.
• Przekazane dokumenty i efemerydy: W tym miejscu umieszczamy rzeczy przekazane do archiwum przez ludzi – przypadkowe dokumenty, które znaleźli na strychu lub w piwnicy. Mogą to być różnego rodzaju świadectwa, listy, kartki okolicznościowe itp.

Zbiory rękopisów

Kolekcje rękopisów to zbiory dokumentów, akt, artefaktów, fotografii itp., które zostały przekazane przez osoby prywatne, firmy i organizacje. Zasadniczo są to te same rodzaje przedmiotów, które można znaleźć w segregatorach pionowych, ale jako część kolekcji. W Kanadzie i w innych miejscach poza Stanami Zjednoczonymi mogą być one również nazywane „kolekcjami fondów” (ang. fonds collections) lub „kolekcjami specjalnymi” (ang. special collections). Znajdują się one w teczkach i pudełkach.

Kolekcja akt rodziny Lyle, Archiwum Hrabstwa Houston, Tennessee. Dzięki uprzejmości Melissy Barker

Zbiory rękopisów są najbardziej nie wykorzystywanymi zbiorami w świecie genealogii. Są one zazwyczaj źle rozumiane i ludzie nie wiedzą o ich istnieniu. Rzadko są digitalizowane, a z historycznego punktu widzenia nie są jednym z rodzajów zbiorów wykorzystywanych przez genealogów do badań. A szkoda, bo zawierają one fantastyczne zapisy.

Najważniejszą częścią kolekcji rękopisów jest „źródło informacji” (ang. „finding aid”): dokument sporządzony przez archiwistę podczas opracowywania kolekcji, który służy jako swego rodzaju „mapa drogowa” (ang. „road map”) do kolekcji. Zawiera on ważne informacje o kolekcji i opisy jej zawartości.

Luźne akta małżeństw

Akta małżeństw zazwyczaj wykorzystywane do badań genealogicznych pochodzą z oprawionych tomów. Luźne akta małżeństw zawierają dodatkowe dokumenty związane z wydarzeniem zawarcia małżeństwa, które nie były częścią oprawionego tomu i są archiwizowane oddzielnie. Rzadko są one zdigitalizowane i zazwyczaj nie można ich znaleźć w Internecie.

Przykładami luźnych aktów małżeństwa mogą być:

• Oświadczenia (ang. Affidavits)
• Zezwolenia rodziców (dla niepełnoletnich narzeczonych)
• Zaświadczenia
• Wyniki badań krwi

Luźne zapisy probacyjne

Luźne zapisy probacyjne są najbardziej znanym rodzajem luźnych zapisów. Zawierają one dodatkową dokumentację związaną z postępowaniem probacyjnym zmarłego i są zwykle archiwizowane oddzielnie od ksiąg testamentowych i innych oprawionych zapisów probacyjnych. Podobnie jak luźne akta małżeństw, rzadko są one dostępne online lub w formacie cyfrowym.

Niektóre przykłady luźnych zapisów testamentowych mogą obejmować:

• Oświadczenia (ang. Affidavits)
• Korespondencja związana z postępowaniem probacyjnym
• Faktury
• pokwitowania

Akta sądowe luźne

Akta sądowe luźne to „dokumenty robocze” sprawy sądowej, zazwyczaj zebrane w pakiet i archiwizowane oddzielnie od oprawionych tomów akt sądowych. Niezależnie od tego, czy sprawa była karna, czy cywilna, można je z zainteresowaniem przeglądać, ponieważ zawierają wiele informacji, których nie można znaleźć w oprawionych tomach. Kiedyś natknąłem się na pakiet spraw sądowych, w którym znajdowała się żyletka, której pozwany użył, by grozić powodowi!

Niektóre przykłady luźnych akt sądowych mogą obejmować:

• Oświadczenia (ang. Affidavits)
• Wezwania do sądu
• Zeznania świadków
• Dowody fotograficzne

Gdzie znaleźć luźne zapisy

Teraz, gdy już wiemy, czym są akta luźne i co mogą zawierać, musimy wiedzieć, gdzie i jak je znaleźć.

Jak już wspomniałam, większość akt luźnych można znaleźć tylko w archiwum – prawie zawsze są one przechowywane na zapleczu, w tzw. stosach. Należy zapytać archiwistę, urzędnika lub bibliotekarza o akta luźne. Czasami jedynym sposobem, aby dowiedzieć się, czym dysponują, jest odebranie telefonu lub udanie się do archiwum i rozmowa z pracownikami.

Luźne zapisy są kopalnią złota dla genealogów i gorąco polecam, aby zapytać o nie jako część swojej listy rzeczy do zrobienia!

Ten artykuł został zaadaptowany z sesji Facebook Live przeprowadzonej przez Melissę Barker. Pełny, oryginalny wykład w języku angielskim można obejrzeć tutaj.