Wpis eksperta: Poszukiwania genealogiczne w archiwum państwowym. Krok po kroku

Alan Jakman – od 10 lat interesuje się genealogią, a od ponad 6 lat prowadzi miesięcznik genealogiczny „More Maiorum”, który cieszy się sporą popularnością wśród entuzjastów genealogii i historii. Absolwent Uniwersytetu Ekonomicznego w Katowicach oraz Uniwersytetu Śląskiego w Katowicach. Zajmuje się także historią lokalną Bielska-Białej. Członek-założyciel Stowarzyszenia Polscy Profesjonalni Genealodzy. Osoby zainteresowane poszukiwaniem przodków zapraszam na stronę More Maiorum. Poszukiwacze korzeni.

W momencie, gdy wyczerpałeś wszystkie internetowe źródła (poza)metrykalne, powinieneś skierować swoje kroki do archiwum państwowego. W jaki sposób skorzystać z zasobu tej instytucji? 

Na początku powinieneś przede wszystkim określić, w jakim archiwum państwowym mogą znajdować się interesujące nas archiwalia. Liczne zmiany granic państwowych czy wojewódzkich znacząco mogą utrudnić odpowiednie zlokalizowanie akt. Może zdarzyć się również tak, że źródła dotyczące jednej miejscowości znajdują się w dwóch lub trzech różnych archiwach państwowych.

Przed wizytą w wybranym archiwum warto zapoznać się z jego regulaminem, który powinien być dostępny w Internecie. W nim dowiesz się, w jakich godzinach można zamawiać akta i kiedy zostaną wydane. W niektórych archiwach, szczególnie tych, znajdujących się w dużych miastach, rewersy są realizowane tylko w konkretnie określonych godzinach. Podczas lektury dowiesz się także, czy są ograniczenia w liczbie zamówionych ksiąg dziennie, co istotnie wpływa na zaplanowanie pracy poszukiwawczej.

Pomoc internetowa

Pomocą w zlokalizowaniu aktów będzie strona www.szukajwarchiwach.gov.pl. Klikając w wybrane archiwum, przejdziesz do spisu zespołów. Na takiej liście, oprócz pełnej nazwy zespołu znajdziesz także numer archiwum, numer zespołu oraz daty skrajne określające najwcześniejszy i najpóźniejszy dokument znajdujący się w danym zespole. 

spis zespolow Archiwum Panstwowe w Bielsku-Bialej

Nazwa zespołu może ci początkowo nic nie mówić. Najczęściej jest ona tożsama z aktotwórcą danego zbioru, np. „akta stanu cywilnego parafii rzymskokatolickiej w Cięcinie”, „akta miasta Bielska”, „akta dyrekcji policji w Bielsku” „Prezydium Powiatowej Rady Narodowej w Bielsku-Białej”. Im częściej będziesz korzystał z zasobu archiwalnego, tym łatwiej będzie ci zlokalizować dokumenty, jakich szukasz.

Po kliknięciu na nazwę wybranego zespół zobaczysz spis jednostek, które znajdują się w zespole wraz z ich pełnymi nazwami i datami. Numer zespołu oraz numer jednostki będzie ci niezbędny, by poprawnie zamówić akta.

spis jednostek zespołu Starostwo Powiatowe w Bielsku w Archiwum Panstwowe w Bielsku-Bialej

Rewersy i formularz zgłoszeniowy

Oprócz inwentarza online (który jest na pewno niepełny) bezpośrednio w archiwum będziesz mógł skorzystać także z inwentarza książkowego (bądź kartkowego). Najczęściej na początku znajdziesz krótki wstęp wraz z charakterystyką zespołu. Następnie odnajdziesz szczegółowy spis jednostek wraz z ich nazwami, latami, których dotyczą, czasami możesz odnaleźć także informacje o języku, w jakim zostały wytworzone akta czy opisie fizycznym archiwaliów. 

Gdy znasz już wszystkie niezbędne informacje, tj. numer i nazwę zespołu oraz numer jednostki archiwalnej nie pozostaje ci nic innego, jak zamówić interesujące cię akta. Na początek należy wypełnić formularz zgłoszeniowy, który otrzymasz od archiwisty (jednorazowo w danym roku kalendarzowym), a także odpowiednie rewersy, w których wpisujesz kolejno: numer i nazwę zespołu, numer sygnatury, swoje imię i nazwisko oraz datę zamówienia (ilustracja poniżej).

Rewers

Kiedy masz kłopot z ustaleniem, gdzie mogą znajdować się akta, zawsze warto poprosić o pomoc archiwistę, określając jakich informacji szukasz. Z pewnością pomoże ci zlokalizować odpowiedni zespół archiwalny.

Zespołami archiwalnymi o szerokim zastosowaniu są np. akta gmin i miast, gdzie możesz odnaleźć zarówno różnorakie spisy ludności, wykazy podatkowe, jak i dokumenty administracyjne, policyjne i wszystkie inne wytwarzane przez dawne urzędy miast/gmin/magistraty. Warto także zajrzeć do aktów sądów (okręgowych/rejonowych/pracy itd.), w których możesz odnaleźć np. akta sprawy spadkowej po zmarłym przodku. 

W archiwach państwowych możesz samodzielnie fotografować dokumenty (bezpłatnie) lub zamówić skany bądź kopie interesujących cię stron. 

Na koniec warto pamiętać o tym, że w archiwum możesz nie otrzymać wszystkich dokumentów, jeśli są one chronione prawnie. Warto zapoznać się z ustawą o narodowym zasobie archiwalnym, a w szczególności z art. 16b, który określa, jakie akta po jakim czasie od wytworzenia, zostaną ci udostępnione.